Mails (nicht nur in Outlook) automatisch sortieren mit der Plus-Adressierung in Exchange Online

Seit Mai 2022 hat Exchange eine neue Funktion erhalten, die sich wunderbar verwenden lässt, um eingehende Newsletter-mails und ähnliches automatisch zu sortieren. Diese Funktion nennt sich Plus-Adressierung, weil man in die eigene Email-Adresse einfach ein + gefolgt von einem selbstgewählten Text erweitern kann, die dann vom Exchange ignoriert wird, aber im Mail-Client verwendet werden kann, um die Mails z.B. automatisch in Ordner zu sortieren.

Um die Plus-Adressierung zu nutzen, hängen Sie einfach hinter Ihren Empfänger-Namen (vor dem @) ein + gefolgt von einem beliebigen, selbstgewählten Text an, z.B. info+newsletter@netz-weise.xyz. Mails an diese Adresse werden vom Exchange-Server ganz normal an info@netz-weise.xyz zugestellt, der Mail-Client sieht im Posteingang aber die vollständige Adresse info+newsletter@netz-weise.xyz. Auf Basis dieses Namens können Sie jetzt Regeln einrichten. In Outlook wechseln Sie hierzu ins Datei-Menü, wählen "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" aus und erstellen eine neu Regel in der Kategorie "Regel ohne Vorlage erstellen".

 Als erstes muss die Regelbedingung angelegt werden. Wählen Sie "mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse"  aus, um die Adresse zu prüfen und wählen Sie im unteren Kasten den Link "bestimmten Wörtern" aus. Hier können Sie alle +Markierungen einer Liste hinzufügen, auf die die gleiche Regel angewendet werden soll. 

Anschließend muss nur noch festgelegt werden, was Outlook mit einer Mail machen soll, die von der Regel erkannt wurde. Von automatisch löschen über verschieben bis zur Soundwiedergabe gibt es hier jede Menge Möglichkeiten. Wählen Sie einfach die gewünschte Aktion aus und geben Sie im unteren Kasten wieder die Details der Regel an. 

Im letzten Schritt können Sie Ausnahmen definieren, auf die die Regel nicht angewendet werden soll. Wenn keine Ausnahmen definiert werden sollen, wählen Sie einfach "Fertig stellen" aus. Die anschließende Meldung können Sie ignorieren, sie besagt lediglich, dass die Regel von Outlook und nicht vom Mail-Server angewendet wird und daher nur bei geöffnetem Outlook funktioniert. 

Die Regel wird jetzt von Outlook angewendet. Sie können die Regel einfach testen, indem Sie eine mail an sich selbst schicken, aber als Empfänger +newsletter an Ihren Namen anhängen. Da es sich um eine Mail-Markierung und nicht um eine neue Email-Adresse handelt, können Sie mit der Plus-Adressierung keine Mails verschicken, sondern lediglich Mails empfangen!

Exchange Plus-Adressierung für den Administrator

Die Exchange-Plus-Adressierung ist im Office 365 seit Mai 2022 automatisch aktiviert. Soweit mir bekannt, ist die Plus-Adressierung für lokal betriebene Exchange-Server nicht geplant. Wenn Sie die Plus-Adressierung nicht unterstützen wollen, können Sie sie im Settings-Menü des Exchange-Admin Portal deaktivieren. In den Mail-Flow-Einstellungen finden Sie als ersten Eintrag "Turn off plus adressing for your organization". 

Alternativ können Sie auch Powershell verwenden, um die Adressierung zu deaktivieren. Hierfür benötigen Sie zuerst das Exchange-Online-Modul. Anschließend können Sie sich mit Ihrer Organisation verbinden, die aktuellen Einstellungen abfragen und die Funktion aktivieren oder deaktivieren.

Install-Module -name exchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline
Get-OrganizationConfig | select DisablePlusAddressInRecipients
Set-OrganizationConfig -DisablePlusAddressInRecipients $true  

Noch mehr Informationen zur Plus-Adressierung finden Sie bei Microsoft: