Weisheiten - der Netz-Weise Blog

Hier finden Sie Tipps und Tricks für vor, während und nach der Schulung.

Kalenderdaten aus Outlook in Excel übertragen und Tage zählen

Letztes Wochenende wollte ich wissen, wie viele Tage ich im letzten Jahr geschult habe. Da alle Schulungstermine in einem Outlook-Kalender gepflegt sind, liegt es Nahe, die Termine von Outlook nach Excel zu übertragen und dann per Excel auszuwerten. Das geht tatsächlich, ist aber nicht unbedingt intuitiv.

Zuerst müssen Sie Ihren Kalender öffnen und Outlook im Menü Ansicht über den Eintrag "Ansicht ändern" in die Listenansicht umstellen. Anschließend können Sie die Ansicht über das Suchfenster filtern und die Termine, die Sie in Excel übertragen wollen, markieren und kopieren. Im Suchfenster können Sie mehrere mit Leerzeichen getrennte Wörter als einen zusammengehörigen Suchbegriff angeben, indem Sie ihn in Anführungszeichen setzen. Soll Outlook also nicht alle Termine mit Trainer oder alle Termine mit Holger im Titel finden, sondern alle des Trainers Holger, geben Sie an: "Trainer: Holger". Der Text muss dann genau so in der Terminbeschreibung eingegeben sein.

In Excel sollten sie Daten korrekt als Tabelle eingefügt werden. Sie verfügen jetzt mehrere Spalten wie Betreff, Ort, Beginn, Ende usw.

Erstellen Sie jetzt in einer neuen Spalte eine Funktion, die das Start- und Enddatum, die als Text übertragen wurden, in einen Datumswert umwndelt. Dazu benötigen Sie die Funktion Datum(), die Text in ein Datum umwandlet. Datum() hätte das Datum aber gerne im Format (Jahre;Monat;Tag), während Beginn und Ende in der Tabelle im Format "Mo 04.09.2017 09:00" vorliegen. Wir müssen aus dem Text also den Tag, den Monat und das Jahr extrahieren. Das geht mit der Funktion Teil(), die 3 Übergabewerte benötigt - Den Text oder die Zelle, die bearbeitet werden soll, das Startzeichen und die Menge der Zeichen, die augeschnitten werden sollen.Um das Jahr aus dem angegebenen Datumsformat auszuschneiden, brauchen wir die Spalte C, als Startwert 10 und 4 Zeichen:

Teil(C2,10,4)

Markiert in:
Weiterlesen
4617 Aufrufe
0 Kommentare

Excel-Tastaturtipps

Als IT-Trainer werde ich oft nach Tastaturtipps gefragt. Wer da wirklich möglichst flächendeckend versorgt werden möchte, sollte - Achtung, nicht lachen - mal den Begriff Tastenkombinationen in der Excel-Hilfe eingeben.

Trotzdem schreibe ich hier mal einige meiner Favoriten auf:

Strg + A --> Tabelle oder Arbeitsblatt markieren
Strg + POS1 --> Nach oben links springen (meistens A1)
Strg + Ende --> letzte benutzte Zelle im Bereich aufrufen
Strg + Enter --> Alle markierten Zellen mit dem getippten Inhalt füllen
Strg + . --> Aktuelles Datum einfügen (statisch)
Strg + : --> Aktuelle Uhrzeit einfügen (statisch)
Strg + + --> Zellen einfügen
Strg + - --> Zellen löschen
Strg + G --> Gehe zu (--> Inhalte!)
Strg + ALT + V --> Inhalte einfügen
ALT + Enter --> Zeilenumbruch in Zelle

Viel Spaß! Dirk Röllecke

1968 Aufrufe
0 Kommentare
Nach oben